3.b – 0041 Finanzen -Für Konvoileiter

Am 05.03.2024 um 22:25 schrieb Siglinde Thekla Anzenberger:
Belegewesen - Umgang mit den Belegen am Konvoi

1. Zuständigkeit:   Konvoileiter oder eine von ihm beauftragte Person

2. Vollständigkeit:  Es müssen für alle Ausgaben die am jeweiligen Konvoi entstehen (auch in der Vor - o. Nachbereitung) die Belege dafür im ORIGINAL vorliegen.   Eigenbelege werden nicht anerkannt, bzw. erstattet.

3. Geldtasche: Der Konvoileiter sorgt dafür, dass die Geldmittel rechtzeitig vor Beginn des Konvois an ihn mit der Geldtasche übergeben werden. Rechtzeitig vor dem Konvoi wird ein Kostenplan erstellt über sämtliche voraussehbaren Ausgaben (Übernachtungen, Spritkosten.....) eingereicht.

4. Umgang m.Belegen:  Diese sind sorgfältig aufzubewahren, während der Fahrt werden sie idealerweise in der Geldtasche verwahrt. Je nach Umfang, kann es sein, dass der Zuständige die Belege in einer gesonderten Mappe, die nur dafür benutzt wird, gesammelt werden.

5. Alle Ausgaben werden in einer Übersicht pro Tag, mit Datum, geführt. (Stelle, z.B. Tanken, Ort, Summe) - und am Abend in eine Exeltabelle eingetragen, die über den Zeitraum des Konvois zu führen ist.

6. Es ist sinnvoll, Wechselgeld in der jeweiligen Währung einzutauschen.

7. Rechnungen müssen mit der korrekten Vereinsadresse von Initiative Siglinde e.V.  versehen sein.

8. Am ende des Konvois ist die Geldtasche mit den gesammelten Belegen + der Übersicht der Ausgaben + Restgeld zu übergeben.

LG Siglinde