Initiative Siglinde e. V. (10) Die Kommunikation mit dem Back Office

Was ist ein Back Office?

Das Back Office ist ein Team, das von Beginn bis Ende des Konvois von zu Hause aus tätig ist.

Was ist die Herausforderung? Warum braucht es ein Back Office?

Die Konvoi-Teilnehmer/innen sind im Hilfsgebiet voll im Einsatz, damit die Konvoiziele erreicht werden können. Es können ungeplante und plötzliche Umstände auftreten wie zum Beispiel:

- Starker Schneefall und Sturm haben eingesetzt. Es muss am Flughafen München herausgefunden werden, ob ein bestimmter Flug unter diesen Wetterbedingungen überhaupt stattfinden wird.

- Der Konvoileiter will dringend jemanden anrufen (den Projektkoordinator, Projektpartner vor Ort, ein Amt usw.), erreicht die Person aber nicht sofort und muss nun weiter in den Einsatz.

- Aufgrund eines Unwetters wurden in Österreich Straßen gesperrt. Nun gilt es schnell herauszufinden, ob die geplante Route für die Rückfahrt genommen werden kann oder ob es eine Ausweichstrecke braucht.

Wenn die Konvoi-Teilnehmer sich zusätzlich mit solche Akutsituationen beschäftigen müssen, bedeutet das zusätzlichen Zeitaufwand und Belastung. Ein Stück Aufmerksamkeit wird von der eigentlichen Aufgabe abgezogen. Der Tagesplan gerät unter Umständen in Gefahr.

Daraus ergibt sich die Aufgabe des Back Office:

Das Back Office regelt Angelegenheiten, die nicht oder nur schwer von den Konvoi-Teilnehmern im Einsatzgebiet geregelt werden können. Diese sind vor allem:

- schnelles Ermitteln von Daten (v. a. in Deutschland)

- Durchführen von Kommunikationen, die vom Konvoi-Team nicht leicht durchgeführt werden können

- Handhabung von außergewöhnlichen Umständen und Notsituationen.

Das Back Office dient also der Sicherheit der Teilnehmer und der Funktion des Projekts. Auch der geistige Rückhalt ist nicht zu unterschätzen.

Wie funktioniert das Back Office und wie läuft die Kommunikation ?

Die jeweils diensthabenden Mitglieder des Back Office sind rund um die Uhr telefonisch erreichbar. In der Automappe gibt es einen Back-Office-Zeitplan, in dem ersichtlich ist, wer wann Dienst hat (mit Telefonnummer und Mail). Jeder Konvoi-Teilnehmer sollte stets einen Zeitplan bei sich bzw. griffbereit haben.

Das Back Office kommuniziert in der Regel mit dem Konvoileiter bzw. dessen Stellvertreter und umgekehrt. Wenn das nicht möglich ist, kann sich jedes Teammitglied an das Back Office wenden und umgekehrt.

Kommunikationen während der Fahrten sollten aus Gründen der Fahrsicherheit nicht vom jeweiligen Fahrer durchgeführt werden. In der Regel übernimmt der Beifahrer diesen Posten. Bei Ruhezeiten kann auch ein weiterer Mitfahrer die Aufgabe übernehmen.

Wir kommunizieren per WhatsApp oder SMS. Telefonieren nur, wenn es unbedingt erforderlich ist, aus Kostengründen über WhatsApp. Speichert euch die Telefonnummern und Mailadressen der Back Office Mitglieder ins Handy.

Die Einsatzzeit des Back Office läuft vom Start bis zum Ende des Konvois. Diese Zeiten werden vorher definiert.

Daher informiert der Zuständige das Back Office jeweils bei der Abfahrt des Teams ins Zielgebiet und bei Ankunft am Ziel. Ebenso beim Start der Rückfahrt und Ankunft am definierten Endpunkt des Konvois. Wenn Teilnehmer unabhängig voneinander reisen, informiert jeder von sich aus das Back Office über seine Abfahrt und Ankunft sowie Abweichungen von geplanten Zeiten.

Beispiel: PKW 1: A, B und C fahren zusammen in München los. PKW 2: D und E fahren aus 2 verschiedenen Orten in Österreich nach Linz und warten dort auf das Treffen mit A, B und C, um gemeinsam weiterzufahren. Das Back Office erhält jeweils separate Meldungen von PKW 1 und PKW 2 bis zum Treffen in Wien. Ab dort ist es ein Team mit jeweils einem Zuständigen für die Back-Office-Kommunikationen.

Das Back Office sollte stets auf dem Laufenden sein, wo sich die Teams gerade befinden (vor allem auf der Hin- und Rückfahrt). Der Zuständige informiert das Back Office:

- Abfahrt

- Grenzübertritte („wir sind jetzt in Kroatien“)

- Staus, Routenänderung und sonstige Abweichungen vom Plan

- besondere Umstände (z. B. Wetterverhältnisse, Erkrankungen)

- Ankunft am Zielort

Auch an den Einsatztagen im Hilfsgebiet erhält das Back Office täglich Meldungen über Abfahrt und Ankunft des/der Teams sowie ggf. über Veränderungen des Tagesplans.

Hinweise

Sollte es kurzfristige Änderungen im Zeitplan des Back Office geben, informiert die Back Office Leitung den Konvoileiter darüber. Er gibt diese Information an sein Team weiter, sodass jeder Bescheid weiß. Alle Kommunikationen werden von den Back-Office-Mitgliedern in ein Logbuch eingepflegt. Damit haben wir eine Dokumentation, die zum Beispiel für die Auswertung des Einsatzes wichtig sein kann.